디지털전환: 의사소통 방법 및 도구 검토

예전에 디지털화 관련해서 영어로 'BYOD'라는 요소가 강조되기도 했습니다.

'Bring your own device'라는 건데, 집에서 사용하는 개인 디바이스를 회사업무에도 사용할 수 있게 하는 정책이죠.

개인용 장치를 업무에 활용하는 것이 무슨 문제가 되겠는가 싶을 수있지만, 보안에 있어서는 치명적일 수 있습니다.

따라서 'BYOD'가 잘 적용되려면 무엇보다 보안에 대한 엄청난 자신감이 필요하겠죠.

 

개인장비나 개인용서비스를 업무에 사용하면 익숙한 툴을 쓰기에 생산성이 높아질 수는 있지만, 업무가 통합되어 회사의 자산이 되는 것이 아니라 개인의 자산에 회사가 더부살이하는 상황이 생깁니다.

회사 업무가 개인에게 의존성을 갖게 되는 좋지 않은 모습이죠. 왜냐면 그 사람이 퇴사하거나 건강상 이상이 생기면 업무가 마비되는 상황이 생길수도 있기 때문입니다.

 

저는 비록 비영리법인에서 일을 시작했지만, 늘 개인에게 무슨 일이 생기더라도 회사 또는 조직은 돌아가야 한다는 생각을 염두했습니다. 그래서 처음으로 일반회사에서 직장생활을 시작했을 때에도 제가 남긴 자료를 어떻게 회사자산으로 만들지 고민했습니다.

 

당시에는 클라우드 서비스가 활성화 되지 않아서 회사 웹사이트 관리자에게 게시판을 생성할 권한을 요청했다가 지지부진해서 취지를 설명하고 아예 제안사항으로 올려서 게시판 생성권한을 부여받아 게시판에 제가 진행하는 업무들을 올리거나 관련 파일을 업로드해서 누구라도 제가 진행하는 업무를 넘겨받을 수 있도록 일을 했습니다.

 

그래서 저는 업무를 디지털화하는 일이 무엇보다 소중하다고 생각하고, 디지털의 특징인 복사와 재활용의 간편함을 어떻게 회사차원에서 활용할 수 있게 할지 매우 신경씁니다.

 

의사소통과정도 매우 중요합니다.

 

'BYOD'처럼 개인용 메신저 서비스를 기업 또는 조직의 업무용 의사소통수단으로 쓰는 경우가 있습니다.

대한민국에서 아마 가장 많이 사용하는 그 노란색 메신저 서비스(카카오톡이라고 들 합니다)를 많은 분들이 사용하지요.

저는 그 메신저 서비스를 업무에 사용하는 걸 그리 달가워 하지 않습니다.

 

너무 많은 개인용 메세지와 섞여서 힘든 것도 달갑지 않은 까닭이지만, 무엇보다 기능적으로 '글타래(thread)' 기능이 없어 여러명이 소통하면 도대체가 정리가 안되기 때문입니다. 대화내용이 뒤죽박죽 섞여버리는 아주 치명적인 단점이 있습니다.

 

'글타래'는 '실타래'처럼 글이 시작되면 하나로 쭉 이어지는 걸 뜻하는데, 무슨말이냐면 대화도중에 '화면 디자인이 어떤가요'라는 질문을 누가 하면 전체 대화에서 해당 부분을 따로 빼서 댓글로 쭉이어져서 분리해주는 걸 말합니다. 해당 글에 대한 본 글과 댓글이 따로 빼지므로 다른 사람이 다른 이야기를 해도 '화면 디자인이 어떤가요'라는 글에 달린 댓글들과 섞이지 않습니다. 지속적인 관리가 되는 거죠. 하지만 카카오톡같은 메신저 서비스는 댓글을 다는 기능이 있어도 그게 다른 글과 계속 섞여버립니다.

 

협업에서 이런 글타래 기능은 효율성과 명확성 차원에서 매우 중요한 역할을 합니다.

 

그래서 이런 글타래 기능이 있는 슬랙을 처음 접하고, '스페이스'라는 개념으로 하나의 팀을 모아서 그 팀에서 채널별로 정리해서 이해당사자만 모아서 지속적인 협업이 가능한 모습에 반했습니다. 게다가 부가기능들을 제3자가 제공하는 서비스와 연동해서 처리할 수 있어서 더 만족스러웠습니다. 필요한 파일도 저장하고 함께 공유하면서 볼 수 있으니 디지털의 장점을 매우 잘살린 업무도구라고 생각했습니다.

 

특히 쓸모없는 관행적으로 하는 회의를 줄일 수 있다는 점이 더더욱 큰 장점이었습니다.

저는 회의는 무조건 적고 짧아야 한다고 생각합니다.

 

제가 예전 직장에서 제일 답답했던 것이 '회의'에서 내가 왜 참석하고 왜 이렇고 있는가 였습니다.

흔히 말하는 '나는 누구? 여긴 어디?'라는 감정이었는데요.

 

지속적인 의사소통 채널이 있으니 어지간한 것들은 이런 지소적인 의사소통을 통해 협업이 충분히 가능할 수 있습니다.

이런 게 없어서 해야 했던 회의를 유지하는 것 자체가 도무지 이해가 안됩니다. 난 오프라인 모임이 좋아라고 할 수 있는데, 동의합니다만 다른 방법이 있음에도 본인의 선호 때문에 모두를 지체시켜서는 안됩니다.

 

고리는 약한부분만큼만 강하다고 하는데, 어쩌면 그러한 선호가 전체를 약하게 만드는 것일 수도 있습니다.

 

그리고 정말 모두 모여서 의견을 취합하거나 결정을 내려야 하는 경우에는 회의의 주제인 '의제(agenda)'를 미리 공유하고,딱 결론을 내리거나 마무리할 것들만 정리하는 걸 매우 좋아합니다. 회의랍시고 여럿이 모여서 한마디도 못하는 사람을 잡아 놓는 건 고역이라고 생각합니다. 오해하시면 안되는데 삼삼오오 자연스레 모여서 편안한 이야기를 나누는데 업무를 섞어서 대화하는 것은 오히려 권장합니다. 서로 모여 잡담하듯이 이야기 하면서 업무적인 어려움을 공유하고 거기서 좋은 통찰을 얻을 수 있는 경우가 있기 때문에 이런 자연스런 모임은 오히려 장려해야 한다고 믿습니다.

 

슬랙이 지속적인 의사소통 수단으로서 협업을 잘 도와 줄 수 있겠다고 생각했는데, 마이크로소프트의 팀즈를 알고는 슬랙보다 팀즈를 더 쓰게 되었습니다.

 

좀 중급 또는 고급과정으로 들어가야 하지만, 보안에서 회사 또는 조직이 원하는 설정을 할 수 있습니다.

대화에서 특정단어를 못쓰게 한다거나 특정패턴(신용카드번호 등)을 쓸 수 없게하거나 주의를 주는 방식으로 제어할 수도 있습니다.

 

무엇보다 파워플랫폼과 연동해서 업무를 혁신적으로 자동화 할 수 있는데, 이 점이 저는 팀즈가 다른 서비스와 확연한 의사소통수단이라고 믿습니다. 마이크로소프트의 사무용 프로그램인 '워드, 엑셀, 파워포인트' 등과 통합이 우수한 점도 더할나위 없이 뛰어납니다.

 

게다가 팀즈에서 생성한 많은 정보 및 데이터들이 '쉐어포인트'라는 곳에서 통합되므로 이를 활용해서 다른 업무와 연동하는 것도 가능합니다. 이러한 연동은 별도로 설명을 해야겠습니다.

 

그래서 누가 팀즈가 구리다거나 왜 팀즈를 쓰냐고 물으면 팀즈보다 더 업무통합을 잘 이루면서 회사 또는 조직의 업무를 유연하고 매끄럽게 연결해주는 도구가 있나 싶어 어디서부터 설명해야 하나 오히려 어려워집니다.

 

써놓고 보니 마이크로소프트 제품 대변인 같이 보일 수 있는데, 제가 업무에 반영하면서 느낀 점을 솔직히 써본 것일 뿐입니다. 그리고 그런 장점을 나누고 싶어하다보니 마이크로소프트에서 'MVP'라는 대접을 받게되었네요.

 

누구나 디지털로 전환하는 과정에서 저처럼 고민하고 창의력을 발휘할 수있을 거라고 저는 믿습니다.

저마다의 고유한 업무영역 혹은 도메인(domain)에서 발견할 통찰이 있기 때문입니다.

 

그럼에도 디지털 전환과정에서 빠지고 싶고, 아는 만큼만 디지털화 하고 싶은 마음이 있을겁니다.

 

하지만, 디지털은 이제 강제되는 세상이 되었습니다.

거부하려는 노력보다 적응하는 데 노력을 기울이는 게 현명한 게 아닌가 싶습니다.

 

디지털 강제(Digital Imperative) 시대입니다.

 

2023.04.20 - [시민개발자] - 디지털강제